越是能干的领导，在时间安排上越游刃有余

你一旦成为领导，必须出席的会议和必须完成的文件便会陡然增多。此外，领导必须及时处理下属的“报联商”。

在我刚当上领导的那段时间，我每天白天都在不断地处理下属的“报联商”，自己的本职工作下班后才能处理。因此，每天我都要加班到临近地铁末班车的时间才能回家。那段时间，我每天都疲惫不堪，整个人处于焦躁中。

事实上，身为领导，你绝对不能每天都加班到深夜。

下属看到领导在加班，会因为有所顾虑而不好意思下班。最重要的是，经常加班到深夜不利于领导的身心健康，会导致其判断力和工作表现不佳。

如今，日本企业推行工作方式改革，据说有些公司以一到下班时间就自动断电的方式来防止员工加班。这样一来，虽然跟以前相比，在公司加班的情况会大幅减少，但可能会导致很多人把未完成的工作带回家。

我通过培训和演讲等有幸结识了许多领导。我发现在休息时间，他们中有的人很放松，有的人则会一刻不停地打电话。

对比这两种领导，反而前者往往在工作中表现得更出色。

领导必须有意识地减少工作。首先要减少自己的工作，接下来就要减少团队整体的工作。

有些人把自己的日程安排得满满当当的，沉浸在“我是一个繁忙的商务人士=优秀的商务人士”这种优越感中。其实这是一种误区。

对于拥有这种想法的人，我特别想问他们两个问题：

（1）如果遇到突发情况，你怎么应对？

（2）如果一家实力雄厚的大公司突然要求合作一项紧急业务，你该怎么办呢？

他们不论面对上述哪种情况，如果在行程上没有给自己留有余地，恐怕都无法应对。

可能有的人会加班到深夜或者干脆住在公司来完成工作，如果加了班，还是来不及完成呢？

比起这种案牍劳形的工作模式，平时就注意减轻工作量，留下能够应对突发事件的余地不是更好吗？

在减轻工作量时，我们应该注意以下三点。

1.工作每增加一项就相应地减少一项其他工作

工作每增加一项，我们就应该考虑能否减少一项其他工作。比如以下几种情况我们就可以这样操作。

・ 如果每周都必须开关于新项目的会议，那么在此期间，同一拨参会人员的其他项目会议就尽量不要开了；

・ 如果要求下属每周都要提交工作管理表，那么就废除提交其他类似的日报；

・ 如果自己要负责一位新的大客户，就将自己一直以来负责的其他客户转交给下属。

身为领导，你要做的就是经常留意自己或者团队的工作量，要适量，不要过度。

2.废除“徒劳无功”的业务

比如，前任领导制定的规则在他离职后就没有人监督执行了，这样一来前任领导规定要提交的报告可能将不再适用，甚至前任领导定下的例会也变成“大家只是抽时间碰个面而已”，那么这些多余且浪费时间的工作就可以依据情况永久取消了。

如果没有办法直接永久取消，我们可以先尝试停止某个例会一个月。这种尝试的心理门槛会低一些。如果发现永久取消这个例会并不合适，可以通过减少开会次数或缩短开会时间的方式来解决问题。

从我个人的经验来看，有的会议减少了，不会对工作造成不良影响。很多人认为减少开会次数会对工作造成影响，这其实是一种误区。人会因为减少某些事情而产生抵触心理。比起减少工作量的好处，人们更容易将关注点放在放手后的失落感上。

不知道各位读者家中是否有买了一年以上却没穿过的衣服，或买了之后压根儿没翻开过，一直放在那里积灰的书呢？

如今我们可以在二手网站上转卖这些自己用不到的东西，但依然有很多人不愿意这样做。这些用不到的东西跟公司的有些例会一样，人们“高看”了它们的价值。

此外，对业绩提高没有任何帮助、过于繁重的工作也应该酌情减少。

3.创造“独处时间”

有些文件需要集中精力认真准备。在进行这种工作时，一旦有人打扰，我们就很难恢复原有的专注状态了。因此，这种具有创造性的工作绝对不是利用5分钟、10分钟空闲时间就能完成的。

有些人认为下班后能避免别人打扰自己，从而选择加班完成工作。我不提倡这种做法。因为到了晚上，人的专注力往往会变差，完成工作要耗费更长时间，工作质量也会降低。

当遇到需要集中精力完成的工作时，我建议大家找一个没人的会议室，或者找一家咖啡店，以此安排没人能打扰自己的“独处时间”来完成工作。

小贴士

为了保证自己和团队成员的身心健康，领导要时刻注意整个团队的工作量，要适量，不要过度。